總經(jīng)理要求
秘書(shū)安排次日上午九點(diǎn)開(kāi)一個(gè)會(huì)議。在這件事下,什么是任務(wù)?什么是結(jié)果?下面是一至九段
秘書(shū)的不同做法。
一段
秘書(shū)的做法:發(fā)通知--用電子郵件或在黑板上發(fā)會(huì)議通知,然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品,并參加會(huì)議。
二段
秘書(shū)的做法:抓落實(shí)--發(fā)通知后,再打電話與參會(huì)的人確認(rèn),確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。
三段
秘書(shū)的做法:重檢查--發(fā)通知,落實(shí)到人后,第二天在會(huì)前30分鐘提醒與會(huì)者參會(huì),確定有沒(méi)有變動(dòng),對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人,立即匯報(bào)給總經(jīng)理,保證總經(jīng)理在會(huì)前知悉缺席情況,也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間。
四段
秘書(shū)的做法:勤準(zhǔn)備--發(fā)通知,落實(shí)到人,會(huì)前通知后,去測(cè)試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常,并在會(huì)議室門(mén)上貼上小條:此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議。
五段
秘書(shū)的做法:細(xì)準(zhǔn)備--發(fā)通知,落實(shí)到人,會(huì)前通知,也測(cè)試了設(shè)備,還先了解這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)?議題是什么?然后給與會(huì)者發(fā)去過(guò)去與這個(gè)議題相關(guān)的資料,供他們參考(領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的,否則就不會(huì)經(jīng)常對(duì)過(guò)去一些決定了的事,或者記不清的事?tīng)?zhēng)吵)。
六段
秘書(shū)的做法:做記錄--發(fā)通知,落實(shí)到人,會(huì)前通知,測(cè)試了設(shè)備,也提供了相關(guān)會(huì)議資料,還在會(huì)議過(guò)程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄(在得到允許的情況下,做一個(gè)錄音備份)。
七段
秘書(shū)的做法:發(fā)記錄--會(huì)后整理好會(huì)議記錄(錄音)給總經(jīng)理,然后請(qǐng)求總經(jīng)理是否發(fā)給參加會(huì)議的人員,或者其他人員。
八段
秘書(shū)的做法:定責(zé)任--將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù),一對(duì)一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人,然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后,形成書(shū)面?zhèn)渫洠唤o總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份,并定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況,并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理。
九段
秘書(shū)的做法:做流程--把上述過(guò)程幫成標(biāo)準(zhǔn)化的"會(huì)議"流程,讓任何一個(gè)
秘書(shū)都可以根據(jù)這個(gè)流程,把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段,形成不依賴(lài)于任何人的會(huì)議服務(wù)體系!
從以上九個(gè)不同段位的
秘書(shū)的工作方法可以看出,由于對(duì)結(jié)果的追求程度不同,工作內(nèi)容也發(fā)生了很大變化??偨?jīng)理要的是結(jié)果,不是問(wèn)我過(guò)程,至于過(guò)程中遇到的問(wèn)題是我們應(yīng)該去解決的,而不是強(qiáng)調(diào)這些客觀,應(yīng)該是從主觀能動(dòng)性上找問(wèn)題,強(qiáng)調(diào)客觀對(duì)我們于事無(wú)補(bǔ),從主觀上端正自己的態(tài)度才可以幫到我們提高工作。