制定考勤管理制度必須依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況,不能閉門(mén)造車(chē)、更不能直接從網(wǎng)上“扒”。實(shí)施考勤管理制度過(guò)程中,要根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際情況以及員工反饋意見(jiàn),不斷修改、完善,變員工被動(dòng)考勤為主動(dòng)考勤。
雇主耗費(fèi)大量心血進(jìn)行考勤管理但收效不佳,這已經(jīng)成為日常管理中的一個(gè)難題。考勤管理要達(dá)成員工與雇主雙贏的目的,需要在六個(gè)方面加以關(guān)注。
1適應(yīng)企業(yè)所在行業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)性質(zhì)
案例1:
新興電子有限公司是一家民營(yíng)系統(tǒng)集成企業(yè),大多數(shù)員工具有專(zhuān)科或以上學(xué)歷,年輕人居多,與老板關(guān)系融洽,原來(lái)實(shí)行的打卡考勤,是從網(wǎng)上“扒”下來(lái)的:?jiǎn)T工上、下班必須親自打考勤卡,每天應(yīng)當(dāng)打卡四次,漏打卡者每次罰款人民幣20元;員工不得讓人代打卡,如被發(fā)現(xiàn),代打卡者和被代打卡者各罰款人民幣50元;員工遲到、早退超過(guò)10分鐘,扣一小時(shí)工資;超過(guò)20分鐘,扣半天工資;超過(guò)30分鐘,扣一天工資;員工因事、因病須按規(guī)定履行請(qǐng)假手續(xù),否則以曠工計(jì)。
但是,員工代打卡現(xiàn)象仍屢禁不止,派專(zhuān)人值守,可專(zhuān)職考勤員不愿得罪同事,經(jīng)常睜一只眼閉一只眼;有些員工即便缺勤,也有辦法從上司處弄來(lái)簽注,逃脫處罰;遲到超過(guò)30分鐘扣一天工資,員工偶爾遲到超過(guò)30分鐘,索性給自己放假,到網(wǎng)吧去玩;作為系統(tǒng)集成企業(yè),加班加點(diǎn)是家常便飯,遲到者往往以此為理由申請(qǐng)免罰;HR部門(mén)每天有員工來(lái)爭(zhēng)辯,薪資發(fā)放日成了矛盾集中爆發(fā)日,最終發(fā)生了一起員工追打HR經(jīng)理的惡性事件。
為此,公司采取了更為嚴(yán)厲的處罰措施,在“鐵腕”管理下,情況迅速好轉(zhuǎn)??墒桥R近春節(jié)、年終獎(jiǎng)剛發(fā)完,近1/3有經(jīng)驗(yàn)的老員工和中低層管理者因制度太苛刻、霸道無(wú)人性而提出辭職,導(dǎo)致正在進(jìn)行的許多工程項(xiàng)目將被迫終止。
經(jīng)過(guò)耐心勸說(shuō),大多數(shù)辭職者收回了辭呈。公司深刻反思后,根據(jù)所處行業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)性質(zhì),開(kāi)始執(zhí)行“年度儲(chǔ)蓄制度”:
(1)HR部為每位員工建立一個(gè)年假儲(chǔ)蓄賬戶(hù)(時(shí)間戶(hù)頭),加班相應(yīng)增加年假儲(chǔ)蓄額,遲到早退及各種請(qǐng)假則相應(yīng)減少儲(chǔ)蓄額;時(shí)間賬戶(hù)每月結(jié)算一次,余額自動(dòng)轉(zhuǎn)存到下個(gè)月,員工不愿轉(zhuǎn)存的,預(yù)留兩天作為下月的機(jī)動(dòng),其余則按本月的平均工資折算發(fā)放;時(shí)間賬戶(hù)為負(fù),從工資賬戶(hù)扣罰相應(yīng)金額。
(2)嚴(yán)格遵照國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定,經(jīng)批準(zhǔn)延長(zhǎng)工作時(shí)間加班的,按加班時(shí)間的1.5倍計(jì)入年假儲(chǔ)蓄額中;休息日加班按加班時(shí)間的2倍計(jì)入;法定節(jié)假日加班,按加班時(shí)間的3倍計(jì)入。
(3)病假,按請(qǐng)假時(shí)間的0.5倍從年假儲(chǔ)蓄額中扣除;事假,按請(qǐng)假時(shí)間的1倍扣除;遲到或早退,按遲到或早退時(shí)間的2倍扣除;曠工,按曠工時(shí)間的3倍扣除;戶(hù)頭不足者按同樣倍數(shù)扣減工資。
(4)探親假、婚假、喪假、產(chǎn)假等,按國(guó)家規(guī)定一次性在其年儲(chǔ)蓄額中增加相應(yīng)天數(shù)。
(5)在不影響工作前提下,經(jīng)公司批準(zhǔn),員工可以在年儲(chǔ)蓄余額范圍內(nèi)申請(qǐng)休假,休假時(shí)間從儲(chǔ)蓄賬戶(hù)中扣除;業(yè)務(wù)繁忙時(shí)鼓勵(lì)員工多加班以增加儲(chǔ)蓄余額,淡季時(shí)鼓勵(lì)員工多休假、休長(zhǎng)假。
員工年假儲(chǔ)蓄賬戶(hù)如下頁(yè)表。
該考勤方案經(jīng)征詢(xún)意見(jiàn)、個(gè)別細(xì)節(jié)優(yōu)化后順利實(shí)施。員工按規(guī)則自主調(diào)整,員工開(kāi)心、企業(yè)也節(jié)省了人力成本,企業(yè)重新步入上下和諧、快速發(fā)展的良性軌道。
案例2:
深圳中圓地產(chǎn)公司是一家大型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè),同時(shí)在售樓盤(pán)有5-6個(gè)。由于售樓部員工分散在各個(gè)售樓處,考勤成了一個(gè)老大難問(wèn)題。售樓處員工上班從未早到過(guò)??捶靠蛻?hù)已等在售樓處門(mén)口,而現(xiàn)場(chǎng)布置、陳列、折頁(yè)、表單乃至著裝等必要的前期工作卻沒(méi)準(zhǔn)備好的情況經(jīng)常發(fā)生,讓客戶(hù)印象大打折扣。
HR部為強(qiáng)化考勤管理,給每個(gè)售樓處派駐了一名現(xiàn)場(chǎng)考勤員,可3個(gè)月下來(lái),遲到現(xiàn)象依舊。由于售樓員工的薪資采用低底薪+高提成,做成一單提成非常高,考勤那點(diǎn)獎(jiǎng)罰根本入不了他們的法眼。售樓員工真正在乎的是客戶(hù)下單量,而客戶(hù)下單量又取決于接待客戶(hù)的多少。
所以,公司有針對(duì)性地執(zhí)行“售樓部員工每天排號(hào)接待客戶(hù),排號(hào)順序遵從每天到崗順序”,即“接單順序考勤制度”。新規(guī)一經(jīng)實(shí)施,售樓員工一個(gè)比一個(gè)到得早,而且自發(fā)組織糾察隊(duì),維持秩序,以免有人插隊(duì)。公司既不用設(shè)考勤員,也不設(shè)全勤獎(jiǎng),既降低了成本,又實(shí)現(xiàn)了員工準(zhǔn)時(shí)出勤的目的。
分析:
目前,大部分企業(yè)考勤管理采用專(zhuān)人監(jiān)督簽到、上下班打卡或按指紋等形式,但是效果并不好,原因在于沒(méi)有根據(jù)企業(yè)所在行業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)性質(zhì)進(jìn)行考勤管理。實(shí)際上,企業(yè)考勤管理與其所處行業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)性質(zhì)是分不開(kāi)的。
案例1是一家系統(tǒng)集成民營(yíng)企業(yè),首先,老板依靠個(gè)人魅力與員工建立和諧關(guān)系管理企業(yè),人治管理理念根深蒂固,考勤管理基礎(chǔ)薄弱,從網(wǎng)上“扒”下來(lái)的考勤制度呈現(xiàn)水土不服是必然現(xiàn)象;其次,系統(tǒng)集成企業(yè)的業(yè)務(wù)穩(wěn)定性不強(qiáng),員工工作時(shí)間不確定,之前的考勤管理規(guī)定完全忽視員工因工作需要加班的實(shí)際情況。“年度儲(chǔ)蓄制度”與企業(yè)所在行業(yè)與企業(yè)性質(zhì)相適應(yīng),不僅認(rèn)可加班,而且換算成時(shí)間進(jìn)行累計(jì),為員工明確了休息時(shí)間,降低了企業(yè)人力成本。
案例2是一家地產(chǎn)公司,根據(jù)地產(chǎn)公司行業(yè)特點(diǎn),售樓部員工崗位關(guān)鍵考核指標(biāo)是客戶(hù)的下單量,客戶(hù)下單的多少?zèng)Q定其薪酬。所以,房地產(chǎn)類(lèi)企業(yè)的考勤管理,要把薪酬與崗位關(guān)鍵考核指標(biāo)相結(jié)合才是有效的。
2適應(yīng)企業(yè)員工構(gòu)成及其特點(diǎn)
案例3:
上海申吉軟件公司多數(shù)員工是具有本科或以上學(xué)歷的年輕人,頭腦靈敏,思維活躍,工作熱情很高,項(xiàng)目緊張時(shí)加班加點(diǎn)不在乎;不緊張時(shí)散漫,作息時(shí)間不規(guī)律,早上無(wú)法按時(shí)上班,頻繁加班和工作辛苦成了借口。公司起初采用打卡考勤、遲到罰款方式,雖然專(zhuān)人考勤,可效果差強(qiáng)人意。到了月底,該按考勤結(jié)果核算工資獎(jiǎng)金了,老板卻來(lái)打招呼:這個(gè)技術(shù)骨干少扣點(diǎn),那個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理不要扣。兩年下來(lái),不堪忍受的考勤員換了四任,最后竟無(wú)人愿意接任。
為此,該企業(yè)結(jié)合行業(yè)及員工特點(diǎn),采用“考勤樂(lè)捐制度”:
(1)取消專(zhuān)職考勤員,遲到早退者不扣罰任何工資。
(2)辦公室、會(huì)議室門(mén)前放考勤樂(lè)捐箱,遲到者按每分鐘一元錢(qián)自覺(jué)捐納基金,早退者按每分鐘兩元捐納基金,公司管理層加倍。
(3)樂(lè)捐箱中的資金滾存累積,作為各部門(mén)的集體活動(dòng)經(jīng)費(fèi),公司予以相應(yīng)的配套;按月遞減的,另有獎(jiǎng)勵(lì);集體舞弊的,則凍結(jié)該部門(mén)一年的集體活動(dòng)申請(qǐng)資格。
該制度一方面是為了獎(jiǎng)勤罰懶,另一方面是以集體的力量制約個(gè)人,用多數(shù)人的眼睛去監(jiān)督少數(shù)人。“考勤樂(lè)捐制度”實(shí)施3個(gè)月,得到員工理解和認(rèn)可,考勤在輕松活潑的調(diào)侃中完成了。
案例4:
上海暴風(fēng)網(wǎng)絡(luò)軟件公司是一家開(kāi)發(fā)、運(yùn)營(yíng)和推廣網(wǎng)絡(luò)游戲的企業(yè)。員工大多追求個(gè)性、新奇,酷愛(ài)游戲,喜歡搞怪,工作熱情高;但是叛逆心強(qiáng),責(zé)任心差,制度在他們看來(lái)不過(guò)是一張A4紙而已。對(duì)此,公司采用“Cosplayer(角色扮演)考勤制度”:
(1)取消指紋打卡機(jī),改為每臺(tái)電腦終端單一登錄,聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)計(jì)時(shí)。
(2)遲到早退累計(jì)時(shí)長(zhǎng)超過(guò)20分鐘的員工,即可玩Cosplayer,選其時(shí)長(zhǎng)最多者,自備服裝、飾品、道具,扮演游戲中的仆人角色,午休時(shí)間為其他員工服務(wù)。
(3)仆人服務(wù)要達(dá)到“菲傭”的標(biāo)準(zhǔn),包括為其他員工訂盒飯、買(mǎi)飲料、擦桌子、擦皮鞋、端茶送水、打掃衛(wèi)生、收發(fā)快遞等。
(4)午休服務(wù)為1個(gè)小時(shí),服務(wù)完畢后,核銷(xiāo)遲到早退20分鐘;如果仆人服務(wù)質(zhì)量不高,讓多數(shù)“主人”不滿(mǎn)意,則核銷(xiāo)時(shí)間減半。
(5)循環(huán)往復(fù),只要有人累計(jì)時(shí)長(zhǎng)超過(guò)20分鐘,游戲自動(dòng)開(kāi)始。
該制度頒布后,“潮人”們興致盎然地做出承諾:自愿玩游戲,服務(wù)不打折。第一天,有一個(gè)“倒霉蛋”被整得死去活來(lái)、但因事先承諾,只能盡心盡力提供服務(wù),考勤懲戒在嬉鬧歡笑聲中完成。此后,整上癮的員工們伸長(zhǎng)脖子等著整下一個(gè),遲到早退現(xiàn)象大為減少。
分析:
考勤管理的目的不是處罰,而是促進(jìn)員工積極向上、努力奮斗、創(chuàng)造價(jià)值,其對(duì)象是鮮活的、有著年齡、學(xué)歷等差異的員工,他們的個(gè)性、需要、情感、欲望、追求等呈現(xiàn)多樣化。
案例3、4的考勤管理之所以能夠在嬉鬧、輕松活潑中完成,前提是考勤管理依據(jù)企業(yè)所在行業(yè)與企業(yè)性質(zhì)實(shí)際出發(fā),量體裁衣、量身定做;
其次,這兩家企業(yè)員工朝氣蓬勃、富于創(chuàng)新,彼此之間也互相幫助,密切合作,同時(shí)不愿接受僵化教條的管束,并且在與企業(yè)的博弈中逐漸占據(jù)上風(fēng),“考勤樂(lè)捐制度”“Cosplayer考勤制度”即根據(jù)這類(lèi)員工特點(diǎn)而設(shè);
再次,具有高智商和高技術(shù)的軟件開(kāi)發(fā)人員對(duì)工作執(zhí)著追求,思維靈敏,不墨守成規(guī),企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益主要來(lái)源于其知識(shí)貢獻(xiàn),而非在企業(yè)服務(wù)時(shí)間長(zhǎng)短。顯然,考勤管理必須創(chuàng)新。
3適應(yīng)企業(yè)不同發(fā)展階段
案例5:
北京誠(chéng)信科技有限公司成立之初,具有很濃的人治味道,所有規(guī)章制度都由總經(jīng)理制定,極不科學(xué)。隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大,員工遲到早退現(xiàn)象日益嚴(yán)重。在推行了幾輪考勤制度均告失敗之后,總經(jīng)理決定采用人性化考勤制度:?jiǎn)T工遲到10分鐘以?xún)?nèi)不算遲到,但當(dāng)月不能超過(guò)三次,超過(guò)三次者每次罰款100元。
對(duì)此,員工解讀為:“每個(gè)月有三次遲到的機(jī)會(huì),時(shí)間是10分鐘以?xún)?nèi)!”于是每天上班總有三五個(gè)遲到者,大家輪著來(lái),絕不浪費(fèi)三次可遲到的機(jī)會(huì)。無(wú)奈之下,總經(jīng)理決定補(bǔ)救,即實(shí)行“考勤連坐制度”:公司按部門(mén)設(shè)立團(tuán)隊(duì)全勤獎(jiǎng),該月度達(dá)標(biāo)的團(tuán)隊(duì)每人獎(jiǎng)勵(lì)200元。
但如果該部門(mén)所有員工遲到早退時(shí)間累積起來(lái)超過(guò)10分鐘×n(n為該部門(mén)全體員工數(shù)),則該部門(mén)員工當(dāng)月都不能領(lǐng)取團(tuán)隊(duì)全勤獎(jiǎng)。無(wú)奈“補(bǔ)救”的結(jié)果是員工遲到早退現(xiàn)象一夜間消失了,即使偶爾有員工遲到,也大多是出于客觀(guān)原因,并且在事后也會(huì)想方設(shè)法取得部門(mén)其他同事的諒解和寬容。
分析:
每個(gè)企業(yè)都有自己不同的發(fā)展階段、發(fā)展歷史等實(shí)際情況,考勤管理必須與時(shí)俱進(jìn),隨著企業(yè)的發(fā)展不斷完善與匹配。麥肯錫7S模型提出:企業(yè)發(fā)展過(guò)程中必須全方位考慮結(jié)構(gòu)、制度、風(fēng)格 、員工、技能、戰(zhàn)略、共同價(jià)值觀(guān),可分為硬件和軟件兩類(lèi)。
硬件指戰(zhàn)略、結(jié)構(gòu)和制度;軟件指風(fēng)格、員工、技能和共同價(jià)值觀(guān)。企業(yè)依據(jù)內(nèi)外環(huán)境和可獲得資源的不同而制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,組織結(jié)構(gòu)隨著企業(yè)戰(zhàn)略而不斷調(diào)整,制度是企業(yè)發(fā)展的保障;企業(yè)內(nèi)部管理風(fēng)格、員工構(gòu)成以及員工具備的技能,要根據(jù)企業(yè)愿景提前做好準(zhǔn)備。而且,必須讓員工了解和認(rèn)同企業(yè)核心價(jià)值觀(guān)。
企業(yè)只有軟件和硬件同時(shí)做好準(zhǔn)備才能正常運(yùn)轉(zhuǎn)。從7S模型看出,企業(yè)不同發(fā)展階段的管理制度有所不同。企業(yè)創(chuàng)辦期,人員少且與創(chuàng)辦人一同打拼,創(chuàng)辦人的價(jià)值觀(guān)與行為方式直接輻射到每一名員工。但是,隨著企業(yè)不斷發(fā)展,創(chuàng)辦人的價(jià)值觀(guān)及行為方式難以影響到每一名員工,HR部門(mén)要根據(jù)企業(yè)所處發(fā)展階段、管理風(fēng)格等實(shí)際情況,對(duì)考勤管理做相應(yīng)調(diào)整。
4適應(yīng)企業(yè)自身文化
案例6:
一家電纜制造企業(yè),老總60多歲了,非常敬業(yè)。一年到頭,除了個(gè)別時(shí)候出差在外,總是第一個(gè)來(lái)廠(chǎng)里,最后一個(gè)離開(kāi),習(xí)慣成自然,準(zhǔn)時(shí)如鐘表。但許多年輕員工卻沒(méi)有那么自覺(jué),遲到早退時(shí)有發(fā)生,還經(jīng)常和人事部的考勤專(zhuān)員起沖突。
鑒于此,專(zhuān)家提出的考勤管理建議是:不考勤。每天上班時(shí)間,老總就在廠(chǎng)門(mén)口,迎接每一位員工,向他們點(diǎn)頭、微笑、問(wèn)早;而下班時(shí),老總則在廠(chǎng)門(mén)口歡送每一位員工。春風(fēng)細(xì)雨潤(rùn)無(wú)聲,有形的迎送,無(wú)形的威懾,沒(méi)有考勤,勝似考勤。
分析:
一般情況下,創(chuàng)業(yè)者的價(jià)值觀(guān)以及行為方式奠定了企業(yè)的價(jià)值觀(guān)及行為方式,隨著時(shí)間的推移,積淀為企業(yè)所有成員共同遵守的價(jià)值觀(guān),即企業(yè)文化,成為企業(yè)的DNA。企業(yè)管理最佳實(shí)踐證明:管理需要?jiǎng)側(cè)嵯酀?jì)、雙管齊下,剛性管理制度無(wú)法達(dá)到的地方,需要柔性管理即文化去彌補(bǔ)。
企業(yè)一把手以人為本,身先士卒,尊重員工做出榜樣,做足軟功夫,以文化人,可以感動(dòng)員工,從而提高員工的出勤和工作積極性。因此,老板在工廠(chǎng)門(mén)口迎送員工的行為向員工表達(dá)了企業(yè)人性化的管理方式、示范性的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格,以及人文關(guān)懷的企業(yè)文化。
5持續(xù)完善,力求零缺陷
上述案例企業(yè)從實(shí)踐中及時(shí)吸取教訓(xùn)、用心總結(jié),分別根據(jù)自身實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整、補(bǔ)救、完善了考勤管理。因此,企業(yè)考勤管理不可能一蹴而就,要經(jīng)歷多次實(shí)踐、修改、調(diào)整、完善,最終達(dá)到與企業(yè)適應(yīng)和匹配,這昭示:考勤管理要?jiǎng)討B(tài)的適應(yīng)。
考勤管理零缺陷是指考勤制度設(shè)計(jì)與表述要做到言簡(jiǎn)意賅、縝密周全、無(wú)歧義,任何人在規(guī)定面前無(wú)特權(quán),讓員工無(wú)空可鉆。上述多個(gè)案例的考勤管理規(guī)定表述不夠嚴(yán)密而產(chǎn)生歧義,被員工利用,造成企業(yè)被動(dòng)、受損。
案例1中公司規(guī)定遲到超過(guò)30分鐘扣一天工資,員工偶爾遲到超過(guò)30分鐘,索性給自己放大假,到網(wǎng)吧去玩。結(jié)果是工作無(wú)人干,員工利益受損,形成企業(yè)與員工雙輸局面。案例5中規(guī)定員工遲到10分鐘以?xún)?nèi)不算遲到,但當(dāng)月不能超過(guò)三次,超過(guò)三次者每次罰款100元。
這被員工解讀為:每個(gè)月有三次遲到的機(jī)會(huì),時(shí)間是10分鐘以?xún)?nèi)!結(jié)果是每天上班總有三五個(gè)遲到者,大家輪著來(lái),絕不浪費(fèi)三次可遲到機(jī)會(huì)。這是考勤管理制度自身缺陷所致。
6轉(zhuǎn)變考勤管理理念
傳統(tǒng)上,HR部門(mén)既是考勤規(guī)定的制定者、執(zhí)行者,又是監(jiān)督者和被考核者,猶如足球比賽中,既是運(yùn)動(dòng)員、又是裁判員,因而考勤管理的公正性頗受質(zhì)疑;加上HR人員受專(zhuān)業(yè)知識(shí)等方面局限,所制定的考勤規(guī)定無(wú)法做到全面,考勤管理效果差也屬正常。
事實(shí)上,考勤管理不應(yīng)僅僅是HR部門(mén)的工作,而是企業(yè)所有管理者及全體員工自己的事情。為此,企業(yè)要做到:
首先,制定考勤管理制度不能閉門(mén)造車(chē)、更不能直接從網(wǎng)上“扒”,只能依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況。制定時(shí)要鼓勵(lì)員工建言獻(xiàn)策、廣泛采納員工意見(jiàn);實(shí)施中,要不斷修改、完善考勤制度,使之與企業(yè)動(dòng)態(tài)匹配,變員工被動(dòng)考勤為主動(dòng)考勤,才能保障考勤管理的效果。
其次,轉(zhuǎn)變觀(guān)念,創(chuàng)造條件,建立讓全體員工積極參與、共同監(jiān)督考勤管理的機(jī)制。只有全員參與、共同監(jiān)督才是最有效的管理,這也完全符合與尊重人性。
如案例2執(zhí)行的“接單順序考勤制度”、案例3實(shí)行“考勤樂(lè)捐制度”、案例4采用的“Cosplayer考勤制度”以及案例5實(shí)行“考勤連坐制度”,實(shí)質(zhì)上是一改傳統(tǒng)的少數(shù)(個(gè)別)人考勤大多數(shù)人的做法,實(shí)行多數(shù)人考勤、監(jiān)督少數(shù)人的考勤管理。
即以集體的力量制約個(gè)人,用多數(shù)人的眼睛去監(jiān)督少數(shù)人,一個(gè)人遲到或缺勤,會(huì)損害部門(mén)所有員工的切身利益,把全體員工利益捆綁在一起,才能使考勤管理公開(kāi)、公正、公平,緩和監(jiān)督者與被監(jiān)督者之間的矛盾,企業(yè)既降低了成本、提升了效率,又完成了員工考勤。
來(lái)源:企業(yè)管理雜志——肖克奇 韋瑋
新聞來(lái)源:企業(yè)管理雜志
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