九段秘書
訊石光通訊網(wǎng)
2009/12/9 8:49:17
總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點開一個會議。在這件事下,什么是任務(wù)?什么是結(jié)果?下面是一至九段秘書的不同做法。
一段秘書的做法:發(fā)通知--用電子郵件或在黑板上發(fā)會議通知,然后準(zhǔn)備相關(guān)會議用品,并參加會議。
二段秘書的做法:抓落實--發(fā)通知后,再打電話與參會的人確認(rèn),確保每個人被及時通知到。
三段秘書的做法:重檢查--發(fā)通知,落實到人后,第二天在會前30分鐘提醒與會者參會,確定有沒有變動,對臨時有急事不能參加會議的人,立即匯報給總經(jīng)理,保證總經(jīng)理在會前知悉缺席情況,也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。
四段秘書的做法:勤準(zhǔn)備--發(fā)通知,落實到人,會前通知后,去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常,并在會議室門上貼上小條:此會議室明天幾點到幾點有會議。
五段秘書的做法:細(xì)準(zhǔn)備--發(fā)通知,落實到人,會前通知,也測試了設(shè)備,還先了解這個會議的性質(zhì)?議題是什么?然后給與會者發(fā)去過去與這個議題相關(guān)的資料,供他們參考(領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的,否則就不會經(jīng)常對過去一些決定了的事,或者記不清的事爭吵)。
六段秘書的做法:做記錄--發(fā)通知,落實到人,會前通知,測試了設(shè)備,也提供了相關(guān)會議資料,還在會議過程中詳細(xì)做好會議記錄(在得到允許的情況下,做一個錄音備份)。
七段秘書的做法:發(fā)記錄--會后整理好會議記錄(錄音)給總經(jīng)理,然后請求總經(jīng)理是否發(fā)給參加會議的人員,或者其他人員。
八段秘書的做法:定責(zé)任--將會議上確定的各項任務(wù),一對一地落實到相關(guān)責(zé)任人,然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后,形成書面?zhèn)渫洠唤o總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份,并定期跟蹤各項任務(wù)的完成情況,并及時匯報總經(jīng)理。
九段秘書的做法:做流程--把上述過程幫成標(biāo)準(zhǔn)化的"會議"流程,讓任何一個秘書都可以根據(jù)這個流程,把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段,形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系!
從以上九個不同段位的秘書的工作方法可以看出,由于對結(jié)果的追求程度不同,工作內(nèi)容也發(fā)生了很大變化。總經(jīng)理要的是結(jié)果,不是問我過程,至于過程中遇到的問題是我們應(yīng)該去解決的,而不是強(qiáng)調(diào)這些客觀,應(yīng)該是從主觀能動性上找問題,強(qiáng)調(diào)客觀對我們于事無補(bǔ),從主觀上端正自己的態(tài)度才可以幫到我們提高工作。