管理關(guān)鍵的三分鐘

于泳泓 安元管理顧問(wèn)有限公司董事CEO

　　該怎么跟員工訂目標(biāo)、打考核、說(shuō)想法或聊感覺(jué),一直是擔(dān)任主管的最?lèi)?ài)與最痛,特別是近年來(lái),職場(chǎng)新鮮人(有人統(tǒng)稱(chēng)為80后或戲稱(chēng)為草莓族)在職場(chǎng)上的比例越來(lái)越高,對(duì)擔(dān)任管理工作的主管,也形成一股新的挑戰(zhàn)。即使多年擔(dān)任主管的人,也總是處在“人際導(dǎo)向”與“目標(biāo)導(dǎo)向”的矛盾中而不易取舍。扮演一個(gè)“人際導(dǎo)向”的、比較傾向于會(huì)“做人”的主管,要求部屬做事時(shí),往往被員工七折八扣的響應(yīng)、推拖拉弄得執(zhí)行緩慢;反之,扮演一個(gè)“目標(biāo)導(dǎo)向”、比較傾向于要求“做事”的主管,在做人方面往往因?yàn)楣ぷ鞯囊?讓部屬討厭或恨之入骨,失去民心又造成人才流失。那么主管在這個(gè)過(guò)程中,要“魚(yú)與熊掌兼得”有沒(méi)有可能呢?

　　大部分的企業(yè),施行正式績(jī)效考核的頻率是一年或半年,較少數(shù)的企業(yè)才會(huì)以季或月為考核的頻率?？己说念l率太低,失去了及時(shí)性;考核的頻率過(guò)高,動(dòng)員的行政成本又無(wú)法負(fù)荷。我們都同意考核與獎(jiǎng)懲要能兼具及時(shí)與具體的重要性,那么主管在這個(gè)過(guò)程中,要“及時(shí)與行政成本兼顧”,有可能嗎?

　　早在1981年,美國(guó)出版了一本迄今銷(xiāo)售超過(guò)350萬(wàn)冊(cè)的管理經(jīng)典書(shū)——《一分鐘經(jīng)理》( The One Minute Manager),它的概念很淺顯易懂,被經(jīng)理人奉為圭臬。它告訴我們:經(jīng)理人每天只要好好利用這關(guān)鍵的三個(gè)一分鐘,就能做好對(duì)員工的管理與溝通工作。

　　第一個(gè)一分鐘:與員工設(shè)定工作的目標(biāo)

　　第二個(gè)一分鐘:對(duì)員工糾正不好的表現(xiàn)

　　第三個(gè)一分鐘:對(duì)員工贊賞良好的表現(xiàn)

　　這三個(gè)一分鐘,形成了關(guān)鍵的三分鐘,它的重點(diǎn)是:一、每天、每周或至少每個(gè)月例行性的施行,不要間斷;二、不需要長(zhǎng)篇大論、滔滔不絕,要精簡(jiǎn)扼要;三、以共同目標(biāo)為起始、具體的工作改善要求與糾正表現(xiàn)不良介于其中,以贊賞優(yōu)異的表現(xiàn)作為結(jié)尾,使員工最后在一個(gè)愉快且受到肯定的雙向溝通中劃下句點(diǎn),留下努力以赴的正面印象。

　　這關(guān)鍵的三分鐘,它的精髓在于短、持之以恒,目標(biāo)導(dǎo)向與人際導(dǎo)向兼顧、工作目標(biāo)制訂與成果考核具備,它化繁為簡(jiǎn)的告訴我們,應(yīng)該怎么讓主管與部屬的溝通,搭上一個(gè)良好的橋梁。其實(shí),它更遵循了績(jī)效考核的最重要原則——“績(jī)效考核是一種手段,而非目的”。績(jī)效考核是為提升工作績(jī)效,所采取的必要指導(dǎo)與糾正手段,而非只是為了打完考績(jī),然后按照考績(jī)的結(jié)果,用來(lái)作為調(diào)薪、升遷或發(fā)獎(jiǎng)金的計(jì)算目的所用。這道理聽(tīng)來(lái)行云流水、理所當(dāng)然,不幸的是,大部分公司雖然知道這個(gè)道理,也日復(fù)一日、年復(fù)一年地在務(wù)實(shí)地執(zhí)行,可惜的是,他們完全將考核當(dāng)作最終“目的”來(lái)進(jìn)行運(yùn)用,以致于考核對(duì)員工來(lái)說(shuō),只是在工作期末結(jié)束的時(shí)候,得到表現(xiàn)肯定或是打擊挫折,甚至于是在期末的時(shí)候,給員工來(lái)個(gè)大驚奇(因?yàn)榭己私Y(jié)果超乎個(gè)人的認(rèn)定!)而不是在最需要工作管理執(zhí)行的過(guò)程中,適時(shí)的得到指引或糾正。這種考核的效果,對(duì)工作表現(xiàn)好、獲得考核佳的員工無(wú)異于錦上添花,而表現(xiàn)不良、獲得考核等級(jí)差的員工,形同遭到落井下石?？己吮划?dāng)成目的在使用,而不被當(dāng)成一種及時(shí)性矯正的手段在運(yùn)用,在管理上是失去意義的。

　　心理學(xué)系專(zhuān)業(yè)的人都知道,要做好諮商的工作,最關(guān)鍵的部分,不光是要能清晰地表達(dá),而更要仔細(xì)地傾聽(tīng)。許多擔(dān)任老板或主管的人,常常犯下這樣的錯(cuò)誤:在與員工溝通過(guò)程中,說(shuō)得太多,聽(tīng)得太少,所以即使常常與員工溝通,也不過(guò)是讓你的員工,很不厭其煩地再次了解你的想法,對(duì)他們而言,往往是老生常談,左耳進(jìn)右耳出,除了耽誤他們的工作外,不過(guò)是老板發(fā)薪水來(lái)讓員工聽(tīng)訓(xùn)。作為一個(gè)主管,有透過(guò)這些冗長(zhǎng)的溝通,更了解你的員工嗎?有搜集到想聽(tīng)到的建言嗎?有提供實(shí)時(shí)而有價(jià)值的工作指導(dǎo)嗎?有簡(jiǎn)單的知道接下來(lái)該怎么做嗎?有清楚的傳達(dá)工作改善的要求嗎?有建立共同認(rèn)同的目標(biāo)嗎?這是個(gè)大問(wèn)號(hào)!

　　作為一個(gè)專(zhuān)業(yè)經(jīng)理人,終其在職場(chǎng)生涯工作的數(shù)十年,都從未間斷的在做管理的工作,但是要能管理得好、管理得恰如其分、兼具管理效益與效率,都必須不斷地學(xué)習(xí)與自省,這是終其一生不間斷的成長(zhǎng)過(guò)程與課題。而這三分鐘的內(nèi)容又該是什么呢?它應(yīng)該是我們所曾經(jīng)學(xué)習(xí)到的知識(shí)與走過(guò)的經(jīng)驗(yàn),經(jīng)過(guò)思考整理產(chǎn)生出來(lái)的看法、建議、方式,特別是與被管理的員工溝通你的想法或感覺(jué)。什么是感覺(jué)?就是我們的喜怒哀樂(lè)愛(ài)恨情愁,是身體的直接感受,高興、難過(guò)、生氣、傷心、想哭、好惡等等。親友間的對(duì)話(huà),與管理是截然不同的,他們?cè)跍贤ㄟ^(guò)程中,常常是在談自己的感覺(jué),而大部分的時(shí)候,并不期待或不需要我們給他什么建議,只是單純地表示他的情感,這時(shí)我們?nèi)裟?ldquo;認(rèn)同他的感覺(jué)”,對(duì)方一定會(huì)有心情被擊中的快感。但是,在與親友交換感覺(jué)的時(shí)候,我們通常越過(guò)了認(rèn)同對(duì)方感覺(jué)的這一層,而迅速直接給他們,我們腦袋里的想法或建議,對(duì)方的感覺(jué)沒(méi)被認(rèn)同,長(zhǎng)期下來(lái)容易在溝通上產(chǎn)生障礙,這與管理的對(duì)話(huà)是完全相反不一樣的。如果在管理對(duì)話(huà)的過(guò)程中,加諸過(guò)多的感覺(jué),而不是想法與具體的建議,那這種管理是沒(méi)有意義的!

　　例行性的管理好關(guān)鍵的三分鐘以外,擔(dān)任主管的人,還有一項(xiàng)重要的使命,就是他們還必須“從不同腦袋,找最佳答案”。主管負(fù)責(zé)帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì),每天遭逢的問(wèn)題千頭萬(wàn)緒,有些并非過(guò)去經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)所能提供解決答案,迫使主管必須不斷思考,并運(yùn)用不同背景的人找出最佳答案。許多主管習(xí)慣扮演萬(wàn)事通,就是不管問(wèn)題的宏觀視野或微觀執(zhí)行,都一副“問(wèn)我就對(duì)了”的無(wú)所不能,這不但是非常危險(xiǎn)的,還會(huì)扼殺了員工的思考與創(chuàng)意,因?yàn)樗麄內(nèi)f事問(wèn)老板就對(duì)了,老板都有主意,只有老板的主意才是對(duì)的,因?yàn)楣俅髮W(xué)問(wèn)大。

　　主管必須把自己訓(xùn)練成這樣的人:腦袋里仿佛分門(mén)別類(lèi)地裝置各式各樣的檔案,一按鍵,有用的信息隨時(shí)跳出來(lái)幫忙。企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)決策時(shí),往往也是仰賴(lài)已有的經(jīng)驗(yàn)做判斷,然而全球化或經(jīng)濟(jì)狀況的丕變,改變了世界的競(jìng)爭(zhēng)模式,各領(lǐng)域間的疆界逐漸消逝,化妝品公司歐萊雅邀請(qǐng)藝術(shù)背景的員工加盟管理團(tuán)隊(duì)、Google任用天文學(xué)博士、頂尖的設(shè)計(jì)咨詢(xún)公司IDEO引入人類(lèi)學(xué)家協(xié)助觀察分析。不同腦袋進(jìn)入公司所能引起的化學(xué)變化,已經(jīng)成為創(chuàng)新的關(guān)鍵。

　　管理關(guān)鍵的三分鐘,照表操課,讓正確的管理溝通成為習(xí)慣,從此,主管與員工都不再視彼此間的溝通與工作考核為畏途。作者系安元管理顧問(wèn)公司董事總經(jīng)理